Minął już ponad miesiąc obowiązywania nowych zasad ochrony danych osobowych. Ankieta przeprowadzona przez Insly wśród agentów ubezpieczeniowych pokazała, że 63% z nich RODO utrudniło pozyskiwanie klientów. Rozwiązaniem, które może pomóc w dostosowaniu się do nowych przepisów i zmniejszyć czasochłonność nowych obowiązków jest oprogramowanie w chmurze.
Działająca w sektorze ubezpieczeń firma Insly postanowiła sprawdzić, jak pośrednicy ubezpieczeniowi oceniają wpływ nowych zasad ochrony danych osobowych na działalność biznesową po miesiącu ich obowiązywania. Jeszcze przed 25. maja wiele osób wskazywało, że RODO spowoduje sporo zamieszania w funkcjonowaniu firm. Obawy te się potwierdziły. Zdecydowana większość (79%) agentów ubezpieczeniowych, którzy wzięli udział w ankiecie, wskazało, że nowe przepisy utrudniły prowadzenie bieżącej działalności. W momencie wprowadzenie nowych przepisów uwaga przedsiębiorców skupiła się przede wszystkim na odpowiednim poinformowaniu klientów i kontrahentów o sposobie gromadzenia i przetwarzania danych. Okazuje się jednak, że to nie dodatkowe działania informacyjne wynikające z regulacji unijnych są największym wyzwaniem w dostosowaniu się do nowych przepisów.
– Z przeprowadzonej przez nas ankiety wynika, że obszarem, w którym RODO spowodowało najwięcej zamieszania i utrudnień jest pozyskiwanie nowych klientów. Wskazało na to aż 63% respondentów. Potrzeba uzyskania wyraźnej zgody na prowadzenie działań marketingowych i wykorzystanie danych do kontaktów sprzedażowych nie dotyczy jednak wyłącznie branży pośredników ubezpieczeniowych. Nowe obowiązki utrudniają prowadzenie codziennej działalności wszystkim przedsiębiorcom, którzy aktywnie poszukują nowych klientów lub oferują produkty bądź usługi bazujące na kontaktach międzyludzkich – wskazuje Piotr Bartos, Country Manager Insly w Polsce.
Kontakt pod ścisłym nadzorem
Dodatkowe formalności i konieczność otrzymania zgody na przedstawienie oferty często uniemożliwia prowadzenie działań sprzedażowych w dotychczasowy sposób. Przykładowo, fakt prezentacji danych kontaktowych na własnej stronie internetowej lub w innych serwisach nie jest jednoznaczny z wyrażeniem zgody na otrzymywanie ofert. Restrykcje wprowadzone przez RODO powodują konieczność zmiany dotychczasowych schematów pozyskiwania klientów. Należy wnikliwie sprawdzać, czy dana osoba wyraża zgodę na kontakt, co może prowadzić do wzrostu znaczenia działań reklamowych skierowanych do anonimowej grupy potencjalnych klientów. Jednak nie każdy przedsiębiorca ma możliwości finansowe na prowadzenie takich działań lub specyfika sprzedawanych produktów wyklucza ich skuteczność. W ich przypadku kontakt osobisty dalej będzie najlepszym sposobem, na przykład za pośrednictwem branżowych serwisów społecznościowych. Będą to jednak działania bardziej czasochłonne niż dotychczas.
RODO przyczyni się do dalszej cyfryzacji wybranych branż?
Drugim obszarem, w którym nowe przepisy wymuszają podjęcie dodatkowych działań, jest odpowiednie uregulowanie udzielonych dotychczas zgód, zmiana sposobu zarządzania danymi obecnych klientów oraz zwiększenie bezpieczeństwa ich przechowywania. Według zgromadzonych przez Insly danych najczęściej stosowanymi sposobami służącymi polepszeniu ochrony danych są: wprowadzenie nowych procedur przechowywania (74% respondentów), organizacja szkoleń (63%) oraz zakup kolejnych „fizycznych” zabezpieczeń (37%). Dobrym rozwiązaniem jest również zakup dodatkowego oprogramowania, na co zdecydowało się 21% respondentów. Zwłaszcza że 63% osób biorących udział w ankiecie wskazało, że zastosowanie oprogramowani w chmurze ułatwia sprostanie wymaganiom RODO.
– Rozwiązania w chmurze co do zasady zapewniają ścisłą identyfikację osób przetwarzających przechowywane dane, ograniczają dostęp do nich wyłącznie do wskazanych użytkowników oraz umożliwiają korzystanie z nich niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy. Dzięki temu, w razie naruszenia bezpieczeństwa łatwiej jest w krótkim czasie zapobiec lub zminimalizować wyciek danych. Co więcej, za bezpieczeństwo danych nie odpowiada wyłącznie pracownik danej firmy, ale ma również wsparcie ekspertów zatrudnionych przez twórców oprogramowania – dodaje Piotr Bartos z Insly.
Najważniejszymi zaletami oprogramowania w chmurze wskazanymi przez uczestników ankiety są: dostępność do danych z dowolnego urządzenia po uprzednim zalogowaniu (88% odpowiedzi), bieżąca aktualizacja oprogramowania pozwalająca spełnić aktualne wymogi bezpieczeństwa danych (59%) oraz możliwość importu danych przechowywanych wcześniej wyłącznie na komputerze lub dysku zewnętrznym (41%). Co więcej, 35% osób wskazało, że zastosowanie tego typu rozwiązania informatycznego pozwala na obniżenie kosztów IT w firmie.