W 2016 r. Internet osiągnął 1 zettabajt danych, a dziennie wchłaniamy 34 gigabajty informacji. Przemiany technologiczne umożliwiają pracę szybszą, bardziej efektywną i skuteczną, ale również narażają nas na niespotykane do tej pory obciążenia, prowadzące do obniżenia wydajności i jakości życia. Brak możliwości realizacji stawianych przed nami zadań rodzi stres, frustrację, ogromne zmęczenie i obniża naszą motywację do pracy. Nie zdajemy sobie sprawy, że ciągłe utrzymywanie się w takim trybie działania blokuje nam jasny, logiczny i refleksyjny sposób myślenia – niezbędny do funkcjonowania na wysokim poziomie efektywności. Jak świat nowych technologii wpływa na naszą efektywność opowiada Małgorzata Czernecka – psycholog, ekspert ds. efektywności.
Pracownicy przeładowani informacjami
Nowe technologie z roku na rok zwiększają tempo naszej pracy. W 2015 roku średnia liczba e-maili biznesowych, wysyłanych i odbieranych przez jednego użytkownika w ciągu jednego dnia, wyniosła 122 (do roku 2019 ma osiągnąć wartość 126). Badania prowadzone w Polsce pokazują, że w 2016 r. niemal połowa respondentów (46%) otrzymywała więcej niż 40 e-maili, w tym 11% ankietowanych ponad 100 wiadomości dziennie. Sporo czasu zajmuje nam również odpowiadanie na otrzymane wiadomości. Na uporanie się z e-mailami poświęcamy 1/3 tygodnia roboczego (według McKinsey Global Institute). Dodatkowo na różnego rodzaju zebraniach spędzamy średnio 3 godziny dziennie, co daje aż 15 godzin tygodniowo. Te prawie dwa dni pracy zwykle musimy gdzieś odrobić, jeśli nie realizujemy w tym czasie innych swoich zadań.
W latach 2011-2012 liczba danych wytworzona przez człowieka przewyższyła liczbę informacji wyprodukowanych do tego momentu w całej historii ludzkiej cywilizacji (Gogołek 2014). W 2015 r. na świecie istniało 863 105 652 stron internetowych, a na początku lipca 2017 – 1 216 826 101 (źródło: internetlivestats.com). Do 2019 r. liczba danych w sieci ma wzrosnąć do 2 zettabajtów (źródło: Cisco).
W sieci nie ma przestojów i aktywność nie spada. W 2017 r. w ciągu 24 godzin: wysłano 269 bilionów e-maili (radicati.com), na Instagramie zamieszczono 40 bilionów zdjęć (omnicoreagency.com, na YouTube odtwarzan są 4 miliardy filmów (youtube.com), w ciągu 60 sekund w Googlu dokonano 3,8 mln wyszukiwań, (internetlivestats.com), na Twitterze napisano 448 800 twittów (w 2014 r. – 347 222) (smartinsights.com).
Co oznaczają dla nas te dane?
Lawinowy wzrost treści i informacji, nazwany przeciążeniem informacyjnym lub przeładowaniem informacjami ma swoje poważne konsekwencje dla nas i naszej pracy. Kilka lat temu został zdiagnozowany i nazwany syndromem zmęczenia informacją. Charakteryzuje się on podwyższonym ciśnieniem krwi, osłabieniem widzenia, problemami układu pokarmowego, a także frustracją, osłabieniem zdolności do podejmowania decyzji, wzrostem agresji oraz kłopotami z koncentracją oraz snem.
Ogromny deficyt uważności zarówno wśród menedżerów, jak pracowników na stanowiskach niekierowniczych w polskich organizacjach staje się coraz bardziej widoczny. Firmy kładą nacisk głównie jest na rozwój kompetencji pracowników, jednak zapomina się o tym, aby byli oni w stanie te kompetencje oraz posiadane talenty świadomie i mądrze wykorzystywać.
Statystyki jasno pokazują, że ilość zadań, jaką mamy do wykonania każdego dnia (w tym liczba maili do napisania, telefonów do odebrania, spotkań do odbycia) powoduje, że cały czas funkcjonujemy w ogromnym niedoczasie i pośpiechu, co w efekcie rodzi w nas frustrację, zniecierpliwienie, irytację, lęk, a nawet złość. Z łatwością nauczyliśmy się już korzystać z hormonów stresu (adrenaliny, noradrenaliny, kortyzolu), które utrzymują nas w wysokiej mobilizacji. Płacimy jednocześnie za to wysoką cenę – stajemy się powierzchowni, niedokładni i rzadko kiedy myślimy strategicznie. Jesteśmy też bardziej nerwowi w kontaktach z innymi – komunikujemy się w sposób szybki i zdawkowy.
Nie panujemy nad liczbą zadań
Najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na naszą efektywność jest przygotowanie planu dnia, a dokładnie ustalenie trzech kluczowych priorytetów. Raport „PRACA, MOC, ENERGIA W POLSKICH FIRMACH” – pierwsze badanie przeprowadzone na rodzimych organizacjach, pokazuje jednak, że swój dzień pracy rozpoczyna w ten sposób niespełna połowa (48,2%) ankietowanych. Aż 1/3 badanych ma poczucie że nie panuje nad liczbą zadań, które ma do wykonania w ciągu dnia pracy, a prawie co trzeci respondent (30,6%) przyznał, że nie ma w pracy czasu, aby myśleć koncepcyjnie (tzn. tworzyć nowe pomysły, rozwiązywać problemy). Takiej odpowiedzi udzielili nie tylko pracownicy, ale również menadżerowie, których praca w dużej mierze opiera się na rozwiązywaniu problemów, planowaniu i myśleniu strategicznym. Niemal, co drugi ankietowany (47,9%) w czasie wolnym od pracy sprawdza pocztę firmową (taki sposób działania dominuje wśród 66,4% kierowników i 41,5% pracowników).
Wielozadaniowość to mit
To, co najczęściej utrudnia nam realizację zamierzonych planów i działań to kult wielozadaniowości. Wielozadaniowość to pojęcie ze świata informatyki i oznacza cechę systemu operacyjnego, która umożliwia mu równoczesne wykonywanie więcej niż jednego procesu. Wielozadaniowość próbowano i próbuje się nadal przenieść do świata ludzi i organizacji, ale nasze mózgi nie są przygotowane do wykonywania wielu czynności jednocześnie (oprócz tych prostych, nawykowych działań).
Nieustanna obecność pod mailem i telefonem, wykonywanie kilku czynności równocześnie oraz brak odpoczynku prowadzą do szybkiego spadku efektywności i dokładności wykonywanej pracy. Nasz mózg, podczas skupiania uwagi na dwóch wymagających czynnościach w tym samym czasie, obsługuje bardzo skomplikowane procesy i operuje miliardami obwodów neuronalnych. Każda operacja umysłowa pochłania niewiarygodne ilości energii, a do realizacji zadań wykorzystywane są te same obwody neuronalne, co ma oczywiście bezpośredni wpływ na spowolnienie pracy. Jeśli chcemy by nasza praca była efektywna, to każde zadanie powinno rozpoczynać się po zakończeniu poprzedniego. Wielozadaniowość jest mitem, który warto zastąpić faktem – jeden proces umysłowy musi następować po drugim