Już blisko 3 mln osób w Polsce zdecydowało się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Część z nich na siedzibę swojej firmy wybrało własne mieszkanie, nie ponosząc kosztów związanych z wynajęciem czy kupnem lokalu. Co więcej, takie rozwiązanie w dłuższej perspektywie może przynieść także dodatkowe oszczędności. Wydatki związane z użytkowaniem nieruchomości mieszkalnej w celach służbowych, można bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednocześnie obniżając kwotę podatku należnego fiskusowi.
Gdy na siedzibę firmy wybieramy własne lokum, które zamieszkujemy na co dzień, przede wszystkim powinniśmy zadbać o wydzielenie z niego tej części, którą przeznaczymy wyłącznie na cel związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. To pozwoli nam bowiem na oddzielenie wydatków prywatnych od tych, które ponosimy w związku z funkcjonowaniem firmy, bo tylko te ostatnie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Prawo nie przedstawia jednego sposobu, dzięki któremu z całkowitych kosztów związanych z utrzymaniem mieszkania czy domu, moglibyśmy wyodrębnić te dotyczące działalności gospodarczej. – Aby dokonać tego podziału, najpierw musimy być świadomi, jakie wydatki w ogóle ponosimy na użytkowanie mieszkania, i które z nich są kosztami dotyczącymi uzyskania przychodu, bo wynikają z prowadzenia własnej firmy. Zaliczamy do nich przede wszystkim: czynsz, media, wydatki związane z korzystaniem z Internetu i telefonu – podpowiada Marta Krusiewicz, z biura rachunkowego. Jak je rozliczyć?
1. Określ powierzchnię „domowej firmy” do odliczenia czynszu i odsetki za spłacany kredyt
Jeżeli chcemy rozliczyć wydatki związane z opłacaniem czynszu, powinniśmy zacząć od określenia, jaki procent mieszkania wykorzystujemy w celach służbowych. – Przypuśćmy, że nasze lokum liczy 50 mkw., za które płacimy czynsz w wysokości 500 zł. Na naszą działalność przeznaczyliśmy gabinet, który ma 10 mkw., czyli „siedziba” naszej firmy zajmuje 20% naszego mieszkania. Ta część czynszu, która dotyczy naszej działalności gospodarczej, czyli zatem 100 zł, stanowi koszt uzyskania przychodu – tłumaczy Dorota Burchard..
Podobny procentowy przelicznik możemy zastosować także w przypadku, gdy do kosztów uzyskania przychodu chcemy zaliczyć odsetki kredytu, który zaciągnęliśmy za zakup mieszkania, w którym prowadzimy działalność gospodarczą.
2. Sprawdź wartość początkową mieszkania do odliczenia amortyzacji mieszkania jako środka trwałego
Decydując się na włączenie mieszkania – jego całości, bądź części – do środków trwałych firmy, możemy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które także stanowią koszty uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że nie każde lokum będzie można zaliczyć jako środek trwały, a tylko takie, które spełnia kilka wymogów. Mieszkanie musi być przede wszystkim własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wytworzone w jego własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, które będzie użytkować dłużej niż rok.
Jeżeli chcemy dokonać odpisu amortyzacji mieszkania, czyli odliczyć od podatku koszty, które ponosimy w związku ze stopniowym „zużywaniem się” naszego M., musimy określić wartość początkową lokum.
– Ta zwykle jest ustalana na podstawie ceny kupna nieruchomości, którą możemy powiększyć np. o koszt związany z wykończeniem lokum. W przypadku, gdy została ona wytworzona przez podatnika, wartość początkowa – przykładowo – domu, równa jest kosztom poniesionym w związku z jego budową. Jeśli natomiast mieszkanie, w którym prowadzimy działalność gospodarczą, otrzymaliśmy w spadku, darowiźnie lub w inny nieodpłatny sposób, wartość początkową stanowi wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba, że umowa darowizny określa wartość w niższej wysokości – podaje Dorota Burchard, Partner Tax Care. Określając wartość naszej nieruchomości, możemy skorzystać także z metody uproszczonej, wedle której, wartość początkowa stanowi 998 zł, którą mnożymy przez powierzchnię mieszkania lub domu.
Stawka amortyzacji uzależniona jest od tego, jakie prawo przysługuje nam do mieszkania. W przypadku prawa własnościowego jest to 1,5% wartości początkowej lokum, a prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej – 2,5%. Możemy także zastosować stawkę indywidualną (od 1,5 do 10%), ale w tym przypadku istnieje warunek – mieszkanie musi być wcześniej użytkowane przez 60 miesięcy lub poddane renowacji, której koszt wyniósł 30% wartości początkowej.
Pamiętajmy, że amortyzacji także może podlegać np. sprzęt komputerowy czy meble, które wykorzystujemy w działalności, jeżeli spełniają definicję środków trwałych. Bez względu na to, czy określiliśmy nasze lokum jako środek trwały, do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć również wydatki związane z remontem mieszkania, ale tylko jego „firmowej” części.
3. Załóż oddzielny telefon służbowy i Internet dla łatwiejszego odliczenia
W przypadku korzystania z telefonu oraz Internetu, ustalenie, które wydatki możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, nie sprawia kłopotu. Nie może nim być ten związany z opłaceniem rachunku za telefon prywatny, nawet jeżeli używamy go w celach służbowych. – Ta sama zasada dotyczy Internetu. Wystarczy jednak, że zdecydujemy się na założenie oddzielnego numeru służbowego i Internetu, z których będziemy korzystać tylko w pracy, a koszty ponoszone z tego tytułu, będziemy mogli rozliczyć w deklaracji podatkowej jako koszty uzyskania przychodu – wyjaśnia Marta Krusiewicz, Partner Tax Care.
4. Wyposaż mieszkanie w liczniki, by określić, ile prądu zużywa Twoja firma
Rozliczanie mediów, czyli zużycia wody, energii elektrycznej czy gazu jest bardziej skomplikowane. W tym przypadku przelicznik procentowy nie ma zastosowania, chociażby z tego powodu, że w działalności gospodarczej nie wykorzystujemy większości sprzętów elektrycznych znajdujących się w gospodarstwie domowym. Aby ustalić wysokość wydatków, które związane są z prowadzoną działalnością, można założyć oddzielne liczniki do pomiaru zużywanej energii, wody czy gazu.
Jeżeli chcemy prowadzić firmę we własnym mieszaniu, zadbajmy o wcześniejsze przygotowanie do tego nieruchomości. Pozwoli to na klarowny podział stref, a w związku z tym na wydzielenie tych kosztów dotyczących użytkowania lokum, które możemy odliczyć od podatku.