Gdy mowa o tysiącach produktów, każde usprawnienie w zakresie ich magazynowania i przemieszczania ma ogromne znaczenie. Im mniej czasu poświęcamy na zarządzanie poszczególnymi procesami, tym mniejsze koszty ponosimy. Ta prosta zasada stoi u podstaw wykorzystywania narzędzi informatycznych w logistyce.
W logistyce każda, pozornie najdrobniejsza czynność, przekłada się na czas i koszty. Każda bowiem, powtarzana setki bądź tysiące razy, oznacza godziny pracy, kilometry przebytych tras oraz tysiące metrów powierzchni magazynowej.
Dlatego właśnie w logistyce tak powszechnie stosuje się informatyzację i automatyzację. Firmy zarządzające milionami produktów (własnych, bądź swoich klientów), dążą do tego, by mieć dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i by w sposób płynny, bez przestojów realizować kolejne zlecenia.
Sprawny magazyn dzięki WMS
Trudno wyobrazić sobie współczesną logistykę bez narzędzi informatycznych. Obecnie liczy się Bussines Intelligence, a jej podstawę w magazynach stanowi oprogramowanie typu WMS – Warehouse Management System. Dzięki zintegrowanym ze sobą informacjom pracownicy magazynu z wyprzedzeniem wiedzą, kiedy mogą się spodziewać dostawy towaru od konkretnego dostawcy. A dzięki odpowiednim kodom, poszczególne produkty są w łatwy sposób identyfikowane. Na etapie przyjęcia towaru od razu wiadomo skąd pochodzi dany produkt oraz dla kogo jest przeznaczony (szczególne znaczenie ma to w magazynach usługowych, działających na rzecz wielu klientów).
System pozwala także na wskazanie najbardziej odpowiedniego miejsca składowania poszczególnych produktów, z uwzględnieniem zarówno bieżących stanów magazynowych (np. najpierw uzupełniamy braki), jak i z prognozą szybkości rotowania towarów (zgodnie z klasyfikacją ABC, gdzie A to towary rotujące najszybciej, a C – najwolniej).
Oprogramowanie WMS umożliwia przetwarzanie ogromnej ilości danych w taki sposób, aby wykorzystanie zasobów (zarówno ludzkich, jak i technicznych) było jak najbardziej efektywne. Dzięki dobrym narzędziom informatycznych praca w magazynie powinna być wykonywana szybko i bezbłędnie. Coraz częściej pomagają w tym również rozmaite maszyny – układnice, przenośniki czy sortery.
Programy stosowane w logistyce pozwalają uzyskać pełną kontrolę nad zamówieniami – co oznacza zarówno dostęp do aktualnych informacji na temat tego ile jakich produktów znajduje się w magazynie (i w którym miejscu), jak i sprawne sterowanie ruchem (np. optymalnym wykorzystaniem wózków widłowych). Automatyzacji podlega jednak nie tylko sam proces przemieszczania i składowania towarów, ale także tworzenie dokumentacji. Skutkiem nowoczesnych rozwiązań jest mniejsza liczba popełnianych błędów oraz wyższa efektywność wszystkich procesów.
Od aplikacji do platformy komunikacyjnej
Obecnie następuje odejście od systemów zamkniętych, na rzecz responsywnych platform komunikacyjnych. W takim systemie logistycznym zintegrowane są ze sobą rozmaite dane, a dzięki chmurze (cloud computing), zarówno dostęp do nich, jak i możliwości wykonywania zleceń stają się banalnie proste. Doskonale sprawdza się to m.in. podczas akcji marketingowych realizowanych w sklepach z wykorzystaniem ekspozytorów produktów (POS). Przedstawiciel firmy (najczęściej merchandiser) będąc w konkretnym punkcie sprzedaży może określić, jakie materiały promocyjne są tam potrzebne. Jeszcze będąc na miejscu, może skorzystać z tabletu lub komputera, aby złożyć w magazynie zamówienie na konkretne ekspozytory. Możliwości konfiguracji takiego oprogramowania są bardzo szerokie i zależą głównie od indywidualnych potrzeb poszczególnych firm.
W sprawnym zarządzaniu łańcuchem dostaw bardzo istotna jest także możliwość śledzenia aktualnych statystyk zaprezentowanych w przejrzysty sposób. Klienci mają dostęp do danych prezentujących m.in. liczbę przyjętych, zmagazynowanych oraz wysłanych w skali miesiąca palet, dostaw, czy rodzajów towaru.
Rozwiązania jakimi dysponuje operator logistyczny nie tylko mają optymalizować pracę w magazynie, ale również powinny wspierać decyzje biznesowe klientów korzystających z usług danego operatora. Dzięki innowacyjnym systemom klienci zamawiają optymalne ilości materiałów, ponieważ system daje im wiedzę o ich realnym wykorzystaniu. W systemie można znaleźć zdjęcia, komentarze, dane logistyczne, statusy doręczeń, oprogramowanie pozwala również na przypisywanie do grup użytkowników konkretnych limitów ilościowych oraz na nadawanie im uprawnień.
Możliwości zastosowania technologii informatycznych w logistyce jest więc bardzo wiele. Jedno jest pewne – każde ze stosowanych narzędzi docelowo służy usprawnianiu biznesu i generowaniu oszczędności. Dlatego IT w logistyce nie należy się obawiać. Wręcz przeciwnie – warto współpracować właśnie z takimi firmami, które w jak najszerszym zakresie wykorzystują nowoczesne oprogramowanie. Zazwyczaj oznacza to niższe koszty i najbardziej optymalne rozwiązania.