Naturalne dla przedsiębiorstw jest szukanie nowych rozwiązań, pozwalających im na zwiększenie przychodów, zminimalizowanie kosztów lub przyspieszenie pracy. Często efekt ten można osiągnąć poprzez optymalizację istniejących już w firmie procesów biznesowych. Poniżej prezentujemy, czym jest optymalizacja procesów biznesowych oraz kto zyskuje na niej najwięcej.
Proces biznesowy to w ogólnym ujęciu każda powtarzalna czynność, która w wymierny sposób wpływa na prowadzenie biznesu. Do najistotniejszych procesów należą te związane z obiegiem dokumentów, zarządzaniem projektami, pozyskiwaniem i utrzymaniem klientów, rekrutacją czy logistyką.
Czym jest optymalizacja procesu?
Pojęcie procesu na stałe wpisane jest w prowadzenie biznesu. Jednak obecnie bardzo wielu przedsiębiorców, szczególnie z sektora MŚP, zdaje się nie mieć świadomości, że uzyskanie efektu końcowego jest tylko jednym z mierników jakości danego procesu. Oprócz niego ważne są także takie czynniki jak wydajność (czyli maksymalizacja zysków z procesu) czy efektywność, rozumiana jako zwiększenie stosunku zysków do kosztów. Niezwykle istotna jest także elastyczność, pozwalająca na dostosowania procesu do wymogów sytuacji w firmie i otoczenia zewnętrznego. Optymalizacja procesu, najogólniej mówiąc, polega na dopasowaniu jego przebiegu do obecnej sytuacji firmy i celów, jakie przedsiębiorstwo chce osiągnąć. Jeżeli więc przedsiębiorstwo będzie dążyło do oszczędności, optymalizacja będzie dążyła do minimalizacji kosztów działalności, a w przypadku szybkiego rozwoju firmy, zoptymalizowany proces zapewni maksymalną szybkość działania w wybranym obszarze. Dostępna obecnie dla firm technologia IT ułatwia optymalizację procesów jak nigdy wcześniej. – Wsparcie procesów optymalizacyjnych ze strony rozwiązań informatycznych jest dziś bardzo kompleksowe. Do dyspozycji firm są przede wszystkim technologie z zakresu zbierania, przetwarzania i analizy danych, pozwalające na wyszczególnienie nieefektywnych obszarów oraz monitorowanie postępów procesu optymalizacji. Ponadto, część z procesów związana ze sprzedażą np. z e-commerce, może obecnie zostać zoptymalizowana pod kątem doświadczeń użytkownika końcowego. Dlatego też coraz większą popularnością w obszarze optymalizacji cieszą się usługi związane z projektowaniem UX (User Experience) – mówi Remigiusz Samborski z firmy SoftServe, specjalizującej się w rozwoju oprogramowania i usługach doradczych dla przedsiębiorstw.
Wielu beneficjentów
Bez względu na to, pod jakim kątem optymalizuje się proces, głównym beneficjentem tego działania zawsze będą klienci – zarówno indywidualni, jak i biznesowi. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wydajniejsze i efektywniejsze procesy przekładają się na lepszą pracę całego przedsiębiorstwa, a więc i na jego produkt końcowy. Klienci mogą więc otrzymywać produkt szybciej, może on być lepszej jakości, a także – mieć niższą cenę, ponieważ optymalizacja może zwiększyć wydajność pracowników, znacznie redukując koszty pracy. Dla partnerów biznesowych i kontrahentów, optymalizacja procesów przełoży się na stabilniejszą i pewniejszą współpracę. Optymalizacja jest więc jednym z istotnych narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Drugą grupą zyskującą na optymalizacji procesów, szczególnie tych wewnątrzfirmowych, są pracownicy. Dzięki efektywnemu procesowi obiegu informacji i dokumentów, a także sprawnemu systemowi zarządzania projektami ich praca jest nie tylko wydajniejsza, ale też i przyjemniejsza. – Przy projektowaniu systemów IT, wspierających obsługę wewnątrzfirmowych procesów biznesowych, bardzo istotnym czynnikiem jest komfort pracy osób, które z tych systemów będą korzystać. Bardzo często intuicyjność aplikacji i jej transparentność ma równie wysoki wpływ na wydajność co zastosowane rozwiązania informatyczne – mówi Remigiusz Samborski z firmy SoftServe. Finalnie, na wdrożeniu optymalizacji do firmy zyskuje samo przedsiębiorstwo i jego właściciel. Posiadanie wydajnych i zoptymalizowanych procesów wewnątrz firmy wpływa bowiem na jej wartość rynkową i jest brane pod uwagę m.in. przy jej wycenie.
Siła doświadczenia
Przedsiębiorcy, którzy chcieliby przeprowadzić analizę i optymalizację procesów w swojej firmie, mają obecnie do wyboru cały szereg możliwości. Dzieje się tak, ponieważ na rynku istnieje wiele przedsiębiorstw IT specjalizujących się we wsparciu procesów biznesowych. – Aby wybrać odpowiedniego usługodawcę warto najpierw spojrzeć w jego portfolio produktowe. Firma wyspecjalizowana tylko w jednym obszarze nie przeprowadzi kompleksowej optymalizacji danego procesu, ponieważ nie będzie potrafiła odpowiednio ocenić jego powiązań z innymi elementami działającymi w firmie – komentuje Remigiusz Samborski z SoftServe. Ponadto, przedsiębiorstwa IT działające na polskim rynku znacznie różnią się od siebie wielkością. Część z nich to małe firmy i startupy, które dopiero zaczynają swoją przygodę w biznesie, a część to działające w Polsce oddziały wielkich, międzynarodowych korporacji. Zdecydowaną przewagą tych drugich jest doświadczenie płynące z wieloletniej działalności na rynku międzynarodowym, najczęściej potwierdzone wieloma zakończonymi sukcesem wdrożeniami w przedsiębiorstwach na różnych szczeblach rozwoju.